はじめまして。あゆです。
ブログ開設1発目の記事は、「クライアント様とのコミュニケーション」についてお話したいと思います。
この記事はこのような方に向けて書いています！
・駆け出しのフリーランス
・副業でクライアントワークをしてみたい人
話のタイトルから話す
テキスト・対面問わず、「まずこの会話で何を伝えたいのか」を明らかにするようにしています。そうすることで、受け手も頭の中で話を組み立てやすくなります。
最初から最後まで読みきらないと意図が伝わらない文章より、冒頭に「〜の件でご相談」というタイトルがあると、「この会話の中で何らかの意思決定をする必要があるのだな」と一瞬で理解できますよね。
チャットではなくメールを使用する場合は、件名の冒頭に【ご相談】【確認】などとメール内容のカテゴリーを明示してあげると親切です！
複数の物事を伝えるときは箇条書きを使う
確認事項が複数ある場合などは、ひとつの文章にまとめず箇条書きにしています。
・A4サイズ
・片面
・コート紙110kg
・500部
以上でよろしいでしょうか？
箇条書きにすると、見やすくなると同時に見落としも防げますのでぜひ実践してみてください。
また、修正点などを伝えるときは①②などと番号を振るとチェックもしやすいですし、「①の件で質問が〜」なんていう会話もしやすいので便利です！
YES・NOで答えられる質問をする
先方に何かお伺いをたてるときは、なるべくYES・NOで答えられるようにしています。
「どうしましょうか？」と丸投げするのではなく、自分なりに解決策を考えた上で質問をするようにします。提案が的を得ていればそのまま「YES！」で進めることができますし、提案が採用されなかった場合でも叩き案があったほうがその後の決定がスムーズです。
とにかく、「相手に1工程でも手間をかけさせないこと」を意識することが大事です！
修正・変更箇所は丁寧に説明する
デザイン制作において、修正はつきものです。「修正しました」といって成果物をぽんと渡すのではなく、どこがどう変わったかを説明するようにしています。
制作した本人からすると「わざわざそんなことをしなくても前後の会話の流れで分かるでしょ？」と思ってしまいがちですが、相手の方がきちんと把握できていない場合もあります。
少しの修正であれば、文章で伝えることも多いですが（この時は絶対箇条書きが吉！）、複数の修正点がある場合は、修正版データのほかに修正箇所を赤入れしたデータもお渡ししています。
相手のテンションに合わせる
テキストコミュニケーションにも温度があります。
例えば、「宜しくお願い致します。」と「よろしくお願いします！」では受ける印象が異なりますよね。 わたしはどちらかというと後者のような若干フランクな表現を使う方が好きです。というのも、コミュニケーションにかけるハードルが低い方がお互い連携をとりやすく、そのプロジェクトをより円滑に進めることができるから。とはいえ、自分のスタイルを貫きすぎると感覚の合わない人だな…と感じさせてしまうこともあるでしょう。
「私は人の目を気にしない！これが私のスタイルだ！」というなら仕方ないですが、特にまだ関係性ができていない段階では、相手の文体やテンションに合わせてコミュニケーションをとることをおすすめします。
オンラインMTGでは通常の2倍明るく！
コロナ禍ということもあり、オンラインでのMTGが主流となりました。画面上でのやり取りになると、対面して話すよりも仕草や空気感などが伝わりにくいため、少し冷たい印象に見られがちです。
そのためオンラインMTGでは、普段人と話すよりも2倍明るく、声を大きく、身振り手振りを大きく使うと良いです！相手が話しているときにはウンウンと頷くことで「あなたの話を聞いていますよ」という気持ちが伝わりやすくなります。
そのほかにも、照明を使って顔を明るく見せる、背景を整理整頓して相手が気の散るような情報は与えないなどの工夫をすると印象がよくなります！
さて、ここまで私が実際クライアント様とのコミュニケーションにおいて心がけている6つのポイントをお話しました。
とにかく意識することは、自分がクライアントの立場だったら？と相手目線になってみること。小さな積み重ねですが、そのちょっとの工夫が信頼感に繋がっていくのだと思います。
これいいかも！というポイントがあれば、ぜひ実践してみてください。
